Një nga hapat e parë për të ndërmarrë, kur futet një sistem i menaxhimit të energjisë brenda një organizate, është të kontrollohet niveli aktual i menaxhimit të energjisë brenda saj. Qëllimi i një vlerësimi të tillë të brendshëm është të identifikojë përparësitë kryesore të organizatës në lidhje me procesin e zbatimit.

2.1 SIGURIMI I PËRKUSHTIMIT TË KRYESISË MË TË LARTË

Që sistemi i menaxhimit të energjisë të jetë efektiv, është thelbësore që të ketë përkushtim të plotë, nga ana e menaxhmentit të lartë të organizatës. Ky përkushtim mund të shprehet duke nënshkruar një politikë të energjetikës.

Vendimi për aplikimin e sistemit të menaxhimit të energjisë do të merret vetëm nëse menaxhmenti i lartë është i bindur se ka përfitime nga përmirësimi i situatës së energjisë.

Është e nevojshme të përcaktohet se çfarë do të mbulohet nga Sistemi i Menaxhimit të Energjisë (SME).

4.1 EMËRIMI I NJË PËRFAQËSUESI TË MENAXHMENTIT

Përfaqësuesi i menaxhmentit është përgjegjës për krijimin, zbatimin dhe përmirësimin e sistemit të menaxhimit të energjisë dhe atij/asaj i janë dhënë autorizimet e duhura dhe resurset e nevojshme për të përmbushur me sukses detyrën.

Zbatimi i suksesshëm i një sistemi të menaxhimit të energjisë varet nga përkushtimi dhe përpjekjet e të gjithë stafit në të gjitha nivelet e organizatës. Gjatë fazës së planifikimit, identifikohen njerëzit që ndikojnë drejtpërdrejt dhe indirekt në konsumin e energjisë në organizatë, dhe nevojat e tyre për trajnim.

Në varësi të madhësisë së organizatës, duhet të merret parasysh mundësia e krijimit të një ekipi të menaxhimit të energjisë. Ekipi ka një rol për të luajtur në asistimin e përfaqësuesit të menaxhmentit në zbatimin e sistemit të menaxhimit të energjisë, dhe shpesh është hapi i parë konkret drejt ndryshimit të qëndrimit të kulturës organizative ndaj energjisë.

Shpallja e politikës energjetike është një dokument zyrtar, me të cilin menaxhmenti i lartë tregon përkushtimin dhe mbështetjen e tij, për sistemin e menaxhimit të energjisë, dhe përmirësimin e vazhdueshëm të performancës energjetike.

7.1 KRIJIMI I NJË STRUKTURE PËR ZBATIMIN E SME-SË

Për të zbatuar një SME të suksesshëm, është e nevojshme të arrihet një nivel i caktuar i zhvillimit të planifikimit dhe menaxhimit të projektit.

Është e rëndësishme që të gjithë punonjësit dhe nënkontraktorët brenda organizatës të jenë të vetëdijshëm, për përkushtimin e organizatës për të përmirësuar performancën energjetike.

8.1 KUPTIMI I ROLIT TË KOMUNIKIMIT, KONTROLLIT TË DOKUMENTEVE DHE TË SHËNIMEVE

Për menaxhim dhe funksionim efektiv të SME-së, është e nevojshme të bëhet dokumentim i vazhdueshëm.Më poshtë është një listë e dokumenteve të zakonshme:

Organizatat nganjëherë kanë vështirësi në gjetjen e dokumenteve të rëndësishme, vizatimeve teknike dhe manualeve të punës, kështu që shënimet më poshtë duhet të ndihmojnë në krijimin e një metode të thjeshtë sistematike të menaxhimit të dokumenteve, për të shmangur këtë situatë. Nuk ka rëndësi nëse dokumentet janë në letër, apo në formë elektronike.

Qëllimi i mbajtjes së shënimeve është të keni një dokument të cilit mund t’i referoheni kur duhet të kontrolloni diçka, që ka ndodhur në të kaluarën. Shembuj të regjistrimeve janë planet e trajnimit, librat e operatorëve, planet e veprimit, raportet, procesverbalet e takimeve dhe më shumë.