Еден од првите чекори кој треба да се превземе кога се воведува систем за управување со енергија во рамки на организацијата е да се провери тековното ниво на управување со енергија во истата. Целта на таквата внатрешна проценка е да се идентификуваат главните приоритети на организацијата во однос на процесот на спроведување.

2.1 ОБЕЗБЕДУВАЊЕ НА ПОСВЕТЕНОСТА ОД НАЈВИСОКОТО РАКОВОДСТВО

За системот за управување со енергија да биде делотворен, од пресудна важност е да постои целосна посветеност од страна на највисокото раководство на организацијата. Таа посветеност може да се искаже преку потпишување на енергетска политика.

Одлука за воведување на систем за управување со енергија ќе биде донесена само доколку највисокото раководство е убедено дека има придобивки од подобрувањето на енергетската состојба.

Неопходно е да се дефинира што ќе биде опфатено со системот за управување со енергија (СУЕ).

4.1 НАЗНАЧУВАЊЕ НА ПРЕТСТАВНИК НА РАКОВОДСТВОТО

Претставникот на раководството е одговорен за воспоставување, спроведување и подобрување на системот за управување со енергија и на него/неа му/ѝ се доделуваат соодветни овластувања и неопходни ресурси за успешно да ја оствари задачата.

Успешното спроведување на систем за управување со енергија зависи од посветеноста и напорите на целокупниот кадар на сите нивоа на организацијата. Во текот на фазата на планирање се идентификуваат луѓето кои директно и индиректно влијаат врз потрошувачката на енергија во организацијата и потребите за обучување на истите.

Зависно од големината на организацијата треба да се разгледа опцијата за формирање на тим за управување со енергија. Тимот има улога да помага на претставникот на раководството при спроведување на системот за управување со енергија и честопати тоа е првиот конкретен чекор кон промена на односот на организациската култура кон енергијата.

Објавата на енергетска политика претставува официјален документ со кој највисокото раководство ја покажува својата посветеност и поддршка за системот за управување со енергија и континуирано подобрување на енергетските перформанси.

7.1 ВОСПОСТАВУВАЊЕ НА СТРУКТУРА ЗА СПРОВЕДУВАЊЕ НА СУЕ

За спроведување на успешен СУЕ, потребно е да се достигне одредено ниво на развиеност на планирањето и проектното управување.

Важно е сите вработени лица и подизведувачи во рамки на организацијата да бидат свесни за посветеноста на организацијата за подобрување на енергетските перформанси.

8.1 РАЗБИРАЊЕ НА УЛОГАТА НА КОМУНИКАЦИЈАТА, ДОКУМЕНТИТЕ И ЗАПИСИТЕ

За ефективно раководење и функционирање на СУЕ неопходно е да се врши постојано документирање.  Подолу е наведена листа на вообичаени документи:

Организациите понекогаш се соочуваат со потешкотии околу наоѓањето на важни документи, технички цртежи и прирачници за работа, затоа белешките подолу треба да помогнат да се воспостави едноставен систематски метод на управување со документите за да се избегне оваа неповолна ситуација. Не е важно дали документите се на хартија или во електронска форма.

Целта на водењето записи е да има документ на кој може да се упатите кога треба да се провери нешто што се случило во минатото. Примери за записи се планови за обука, книги на оператори, акциски планови, извештаи, записници од состаноци и други.