8.2 Kontrolli i dokumenteve

Organizatat nganjëherë kanë vështirësi në gjetjen e dokumenteve të rëndësishme, vizatimeve teknike dhe manualeve të punës, kështu që shënimet më poshtë duhet të ndihmojnë në krijimin e një metode të thjeshtë sistematike të menaxhimit të dokumenteve, për të shmangur këtë situatë. Nuk ka rëndësi nëse dokumentet janë në letër, apo në formë elektronike.

Dokumentet duhet të jenë:

  • Të miratuara për përdorim, për të siguruar saktësinë e tyre;
  • Të rishikuara dhe azhurnuara në mënyrë periodike, për t’u siguruar që ato nuk janë të vjetëruar;
  • Versioni aktual duhet të jetë i etiketuar si duhet, dhe versionet e vjetra duhet të arkivohen;
  • Ato duhet të jenë të lexueshme.
  • Ato duhet të jenë të lehta për tu gjetur dhe identifikuar

Është e dobishme të mirëmbahet një indeks i dokumenteve, që është listë e të gjitha dokumenteve përkatëse.